Datenschutzerklärung

Stand: 9. September 2026

1. Wer ist verantwortlich?

Für den Betrieb der MusicschoolHQ-Website, eigene Geschäftskontakte, Vertragsverwaltung, Plattformabrechnung und die Sicherheit des eigenen Dienstes ist verantwortlich:

Jens-Henning Gläsker · Jehweg – SaaS Studio
Winkelweg 2
32758 Detmold, Deutschland
E-Mail für Datenschutzanliegen: kontakt@musicschoolhq.com

Telefon: 05232 7076621. Jehweg – SaaS Studio ist die Geschäftsbezeichnung des Einzelunternehmers Jens-Henning Gläsker; MusicschoolHQ ist dessen Produkt.

Diese Erklärung betrifft musicschoolhq.com und app.musicschoolhq.com. Für Schüler-, Eltern-, Lehrkraft-, Unterrichts- und schulische Abrechnungsdaten bestimmt grundsätzlich die jeweilige Musikschule die Zwecke der Verarbeitung. MusicschoolHQ verarbeitet diese Daten im Auftrag der Schule. Die Datenschutzhinweise Ihrer Musikschule finden Sie auf ihrer Schul- oder Anmeldeseite. Unsere Erklärung ersetzt diese schulischen Informationen nicht.

2. Website, Sicherheit und Anmeldung

Beim Abruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browser- und Geräteangaben sowie technische Erfolgs- und Fehlerzustände. Dies dient der Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage für eigene Sicherheits- und Betriebszwecke ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist ein funktionsfähiger und gegen unbefugte Zugriffe geschützter Dienst.

Für Benutzerkonten werden E-Mail-Adresse, Rollen, Schulzugehörigkeit, Anmelde- und Sitzungsdaten verarbeitet. Anmeldelinks enthalten zeitlich begrenzte Berechtigungen. Soweit ein Passwort verwendet wird, wird ein Passwort-Hash gespeichert. Die konfigurierte maximale Sitzungsdauer beträgt 30 Tage; Abmeldung, Ablauf oder Entzug einer Berechtigung können einen erneuten Login erfordern. Die konkrete Verarbeitung schulischer Zugänge erfolgt im Auftrag der jeweiligen Schule; eigene Kunden- und Administrationskonten dienen der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise bei Beschäftigten des Kunden der Vertragsorganisation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherfunktionen ermöglichen die Anmeldung, den Schutz vor missbräuchlichen Anfragen und ausdrücklich gewählte Einstellungen. Soweit die Speicherung oder der Zugriff dafür unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine darüber hinaus notwendige Einwilligung wird vor dem jeweiligen Zugriff eingeholt. Eine Browserberechtigung allein ersetzt nicht erforderliche Informationen über die Datenverarbeitung.

3. Anfragen, Support und Plattformvertrag

Bei Anfragen oder Supportkontakt verarbeiten wir die angegebenen Kontaktdaten, den Inhalt und Bearbeitungsinformationen. Vertragsanbahnung und Betreuung eigener Kunden erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; sonstige geschäftliche Kommunikation und die Bearbeitung durch Kontaktpersonen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Bitte übermitteln Sie nur die für die Bearbeitung benötigten Daten. Ein Supportanliegen erteilt keine pauschale Berechtigung, beliebige Schülerdaten einzusehen.

Für ein vereinbartes MusicschoolHQ-Abonnement verarbeiten wir Kundennamen, geschäftliche Kontakt- und Rechnungsdaten, den vereinbarten Tarif, Zahlungsvorgänge und Vertragsnachweise. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für den Vertrag und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Bei einer im jeweiligen B2B-Angebot vorgesehenen Zahlung für die MusicschoolHQ-Software über Stripe erhält Stripe Payments Europe, Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, die erforderlichen Kunden-, Preis-, Vertrags- und Zahlungsdaten. Stripe verarbeitet Daten insbesondere zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten auch als eigener Verantwortlicher; bei weisungsgebundenen Leistungen gelten ergänzend die Auftragsverarbeitungsbedingungen. Rechtsgrundlage unserer Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. MusicschoolHQ setzt Stripe ausschließlich für diese B2B-Plattformabrechnung mit seinen Geschäftskunden ein. Unterrichtsgebühren und sonstige Forderungen der Musikschulen werden nicht über die Stripe-Anbindung von MusicschoolHQ abgewickelt. Informationen: Stripe Datenschutz und Stripe Data Transfers Addendum. Ein noch nicht angebotener Online-Abschluss wird durch diese Erklärung nicht eingeführt.

4. Welche Daten verarbeitet die Plattform für Ihre Schule?

Je nach genutzten Funktionen kann Ihre Musikschule folgende Daten in MusicschoolHQ verwalten:

• Namen, Geburtsdaten, Kontaktangaben, Familienzugehörigkeiten, Rollen und Berechtigungen;
• Unterrichtsangebote, Belegungen, Termine, Anwesenheit, Aufgaben und Übungsfortschritt;
• Nachrichten, schulische Hinweise, Notizen, hochgeladene Materialien, Profilbilder und Audioaufnahmen;
• Unterrichtsverträge, Vertretungs- und Annahmenachweise, Rechnungen, Zahlerdaten, IBAN, Mandate und SEPA-Exportdateien;
• Mitteilungen über Abwesenheit oder Krankheit, soweit von der Schule vorgesehen und von Ihnen mitgeteilt;
• persönliche Lese- und Ausblendzustände, Benachrichtigungseinstellungen und technische Zustellinformationen.

Die Musikschule verantwortet die Erforderlichkeit und Rechtsgrundlagen ihrer Verarbeitung sowie die Information von Kindern und Sorgeberechtigten. Schon eine Krankmeldung kann Gesundheitsdaten enthalten; deren Verarbeitung erfordert neben einer Grundlage nach Art. 6 DSGVO eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Für eine gewöhnliche Unterrichtsabsage genügt regelmäßig die Abwesenheit ohne Diagnose. Bitte übermitteln Sie keine nicht erforderlichen medizinischen Einzelheiten. Die Schule bestimmt die zulässigen Mediennutzungen und erforderlichen Vertretungs- oder Einwilligungsnachweise. Audioaufnahmen werden nicht allein dadurch zu biometrischen Identifikationsdaten, dass sie eine Stimme enthalten.

Die jeweilige Musikschule vereinbart die Zahlungsweisen für ihre Unterrichtsgebühren und sonstigen Forderungen selbst und wickelt diese in eigener Verantwortung ab. MusicschoolHQ unterstützt dabei die Verwaltung von Abrechnungsdaten. Bei Nutzung des SEPA-Lastschrifteinzugs speichert die Plattform die dafür erfassten Bankverbindungen und Mandatsdaten und unterstützt die Erstellung der SEPA-Dateien. Die Musikschule prüft und veranlasst deren Einreichung bei ihrer Bank; MusicschoolHQ selbst löst dadurch keinen Bankauftrag aus.

5. Nachrichten, E-Mail, Push und SMS

In-App-Nachrichten und Benachrichtigungen werden den berechtigten Konten zugeordnet. Der persönliche Lesestatus einer Person verändert den Lesestatus anderer Empfänger nicht. Ausblenden entfernt eine Meldung aus der aktuellen Ansicht; es löscht weder die Nachricht noch ihre schulischen Bezugsdaten. Ausgeblendete Meldungen können wieder angezeigt werden.

Für Transaktions-E-Mails verwenden wir Brevo / Sendinblue GmbH. Übermittelt werden Empfängeradresse, Absender, die für die konkrete Nachricht erforderlichen Inhalte sowie technische Versand-, Zustell- und Fehlerinformationen. Das betrifft etwa Anmelde- und Bestätigungslinks sowie schulische Mitteilungen. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und Verantwortungsbereich. Wir nutzen diese Nachrichten nicht zur Erstellung personenbezogener Öffnungs- oder Klickprofile. Ein Zustellversuch oder eine technische Annahme beweist nicht, dass eine Person die Nachricht gelesen hat. Eine Anmeldung bei MusicschoolHQ ist keine Einwilligung in Werbe-E-Mails.

Web Push wird erst nach Aktivierung auf Ihrem Gerät verwendet. Dabei werden eine gerätebezogene Push-Adresse und technische Schlüssel gespeichert. Der Browser wählt seinen Push-Dienst, beispielsweise Apple, Google, Mozilla oder Microsoft. Der Nachrichteninhalt wird für die Übertragung nach dem Web-Push-Protokoll verschlüsselt; die Dienste verarbeiten dennoch Verbindungs- und Zustellinformationen. Push kann auch auf einem gesperrten Gerät sichtbar sein. Sie können die Gerätezulassung im Browser widerrufen und die angebotenen Kategorien im Profil ändern. Für freiwillige Push-Zustellung stützt sich die erforderliche Einwilligung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; ein Widerruf lässt die bisherige Rechtmäßigkeit unberührt. Notwendige In-App-Mitteilungen und anderweitig erforderliche Vertragskommunikation bleiben davon getrennt.

Wenn Ihre Schule den optionalen SMS-Kanal eingerichtet hat und für eine Mitteilung auswählt, werden Empfängerrufnummer, Nachrichtentext, Absenderkennung und eine technische Versandreferenz an seven communications GmbH & Co. KG (SMS77 / seven), Willestr. 4–6, 24103 Kiel, übermittelt. Die Zustellung erfolgt über Telekommunikationsnetze. Ihre Schule legt den Zweck und die dafür erforderliche Rechtsgrundlage fest. Gespeicherte Versandaufträge können nach vorübergehenden Fehlern erneut versucht werden; die Annahme durch den Anbieter beweist keine Zustellung am Telefon. Angaben zum Dienst: seven Datenschutz. Die vertragliche Rolle, Löschfristen und etwaige Auslandsverarbeitung sind für den konkret genutzten Schulaccount festzulegen.

6. Empfänger und Übermittlungen

Für die gemeinsame Betriebsinfrastruktur setzen wir folgende Dienstleister ein. Sie erhalten nur die für ihre jeweilige Leistung erforderlichen Daten; Hosting, Speicherung und weisungsgebundener Nachrichtenversand erfolgen auf Grundlage von Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.

Weitere Angaben: Hetzner, IONOS, Brevo sowie Brevo-Datenbankstandorte. Diese Standortangaben sind keine pauschale Zusicherung, dass sämtliche optionalen Dienste, Empfänger von E-Mails und Unterstützungsleistungen weltweit ausschließlich in Deutschland stattfinden.

Innerhalb einer Schule sehen nur nach dem Rollen- und Berechtigungsmodell berechtigte Personen die jeweiligen Daten. Erforderliche weitere Empfänger können Zahlungsdienste, von der Schule beauftragte Beratung, Behörden oder Gerichte sein. Eine gesetzlich erforderliche Offenlegung oder die Geltendmachung von Ansprüchen kann auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c oder f DSGVO beruhen.

Bei der oben beschriebenen B2B-Plattformabrechnung kann Stripe Daten in die USA und an weitere in seinen Vertragsunterlagen genannte Empfänger übermitteln. Für diese Stripe-Leistungen gelten die EU-Standardvertragsklauseln nach dem Stripe Data Transfers Addendum. Bei Browser-Push und weiteren externen Diensten hängt die Verarbeitung vom gewählten Browser beziehungsweise Schulmodul ab. Für jede erforderliche Drittlandübermittlung ist eine anwendbare Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten, etwa ein den konkreten Empfänger erfassender Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Angaben zur jeweils eingesetzten Grundlage und eine Kopie der geeigneten Garantien erhalten Sie über kontakt@musicschoolhq.com. Die für Schulauftragsdaten genehmigten Dienstleister und Module ergeben sich ergänzend aus Anlage 2 des AVV und der Vereinbarung Ihrer Schule.

Weitere Funktionen und Dienste

Bei einem von Ihrer Schule eingerichteten FinanceHQ-Abgleich werden erforderliche Beträge, Fälligkeiten, Kontoinhaber- oder Zahlerangaben, Referenzen und Bankverbindungen für den Finanzabgleich verarbeitet. Soweit FinanceHQ oder eine Support-Anwendung durch denselben Einzelunternehmer innerhalb der Jehweg-Infrastruktur betrieben wird, handelt es sich um eine interne Verarbeitung, nicht um einen zusätzlichen externen Rechtsträger. Die Verarbeitung bleibt an den Schulauftrag beziehungsweise den konkreten Supportzweck gebunden. Tatsächlich eingeschaltete Banken, Versand- oder Infrastrukturunternehmen sind unabhängig vom Produktnamen als Empfänger oder Dienstleister zu berücksichtigen.

Bei einer von Ihrer Schule eingerichteten Nuki-Zutrittsfunktion werden Schlosserkennung, Öffnungsbefehl, Zeitpunkt und technische Statusdaten an die Nuki-Schnittstelle übermittelt. MusicschoolHQ prüft zuvor die Berechtigung. Personenbezogene Zuordnungen und Zugriffsprotokolle sind von Ihrer Schule zweckgebunden zu regeln.

Beim Online-Unterricht werden abhängig von Ihrer Gerätefreigabe Audio- und Videosignale sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet. Die Schule bestimmt die eingesetzte Konferenzlösung. Bei einer Verbindung über einen Relay-Dienst fallen dort technische Verbindungsdaten an. Die Gerätefreigabe erteilt keine pauschale Erlaubnis zur Aufzeichnung durch andere Teilnehmende.

Externe Fehlerbeobachtung über Sentry ist standardmäßig ausgeschaltet. Nach gesonderter Freigabe des Dienstes können reduzierte technische Fehlerereignisse übermittelt werden. Nachrichteninhalte, Benutzerobjekte, Anmelde- oder Anfragelinks, Anhänge, Verlaufsspuren und Leistungs-Traces werden dabei nicht übertragen. Die Netzwerkverbindung zum Empfänger erzeugt gleichwohl Verbindungsdaten; eine vollständige Anonymität wird dadurch nicht zugesagt. Der jeweilige Einsatz erfordert eine dokumentierte Rechts- und gegebenenfalls Transfergrundlage.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir bewahren eigene Kontakt- und Vertragsdaten nur so lange auf, wie sie für Bearbeitung, Vertragsdurchführung, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Rechtsverfolgung erforderlich sind. Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, bestimmte Bücher und Abschlussunterlagen zehn Jahre und Handels- oder Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Beginn und etwaige Verlängerung richten sich insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB. Diese Fristen gelten nicht pauschal für sämtliche Portal- oder Schülerdaten.

Für Auftragsdaten legt die Musikschule die zulässige Dauer fest und erteilt Lösch- oder Rückgabeweisungen. Ein Löschantrag wird vor seiner Ausführung auf Berechtigung, betroffene Konten, gemeinsame Datensätze und Aufbewahrungspflichten geprüft. Er kann deshalb eine manuelle Bearbeitung erfordern. Eine Bestätigung des Antragseingangs ist keine Löschbestätigung.

Sicherungsbestände werden getrennt von aktiv verwendeten Daten behandelt und nach ihrem festgelegten Sicherungszyklus entfernt. Bei einer Wiederherstellung sind bereits erteilte Löschweisungen erneut zu berücksichtigen. Auskunft zum konkreten Datenbestand, seiner Aufbewahrung und zum Bearbeitungsstand erhalten Sie über Ihre Schule oder den oben genannten Kontakt.

8. Ihre Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Erfolgt eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Sitz des Anbieters ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erreichbar.

Bei Daten, die wir für Ihre Musikschule verarbeiten, wenden Sie sich möglichst an die Schule. Geht eine solche Anfrage bei uns ein, unterstützen wir die Zuordnung und Bearbeitung. Wir können zum Schutz Ihrer Daten einen angemessenen Nachweis der Identität oder Vertretungsbefugnis benötigen.

Wir beantworten Anfragen in unserem Verantwortungsbereich unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, kann die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden; darüber und über die Gründe informieren wir innerhalb des ersten Monats. Anfragen zu Auftragsdaten leiten wir unverzüglich an die Schule weiter und unterstützen ihre fristgerechte Bearbeitung.

9. Erforderliche Angaben und Entscheidungen

Für die angeforderte Leistung notwendige Konto-, Kontakt- oder Vertragsangaben sind bereitzustellen; ohne sie kann die entsprechende Leistung nicht angeboten oder die Anfrage nicht zugeordnet werden. Freiwillige Angaben und Funktionen können weggelassen beziehungsweise deaktiviert werden. Die Plattform trifft im beschriebenen Betrieb keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO über Schülerinnen, Schüler oder Eltern.